PDA

View Full Version : [BLC] Giao tiếp trong Nhóm làm việc



takashi_8x
29-10-2011, 03:14 PM
Chú ý: đây là bài do mình tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau và biên soạn lại. Các bạn cứ thoải mái góp ý để chủ đề hoàn thiện hơn. Tuy nhiên bất cứ một bài viết nào cũng không thể bao quát hết tất cả các góc nhìn và các cách phân tích nên các bạn thông cảm nhé...


1. Định nghĩa về "Giao Tiếp"

http://tinhdoanthaibinh.vn/news/PublishingImages/2011/03.02/giaotiep1.jpg

Có rất nhiều định nghĩa về “Giao Tiếp” (Communication), tuy nhiên chúng ta thường thấy những định nghĩa sau đây được nhiều người sử dụng khi nói về “Giao Tiếp”:

• Giao tiếp là sự chuyển giao thông tin giữa hai chủ thể, có thể dưới dạng viết hoặc nói hoặc sử dụng ngôn ngữ cơ thể.
• Là chất keo nối liền những mối quan hệ (Relationships), công ty (Companies) và các tổ chức (Organisations).
• Bao gồm cách suy nghĩ thong thoáng và sự nhận biết rằng có những điều bản thân sẽ không thể thay đổi được.
• Giao tiếp là một trong những con đường dẫn đến thành công.


2. Phân loại “Giao Tiếp”

Mỗi người có cách giao tiếp khác nhau; nhưng để hiểu vì sao họ chọn cách giao tiếp (cách tiếp cận vấn đề) đặc trưng như vậy, chúng ta chia Giao Tiếp thành bốn nhóm cơ bản:

• Chính xác (Be accurate – analytical)
• Hiệu quả (Be efficient – driver)
• Thỏa hiệp (Be agreeable – amicable)
• Kích động (Be stimulating – expressive)


2.1 Chính xác
Cuộc sống luôn đòi hỏi sự chính xác, hợp lý và theo trình tự nhất định. Rất ít khi quan tâm đến những mối quan hệ cá nhân mà đa phần tập trung hoàn thành công việc tập thể. Những người này cũng rất thận trọng khi giao tiếp với đốt phương, họ rất sợ tình cảm cá nhân xen vào công việc. Khi đã quyết tâm làm một việc gì thì họ sẽ cố gắng thực hiện và sẽ rất ít khả năng họ thay đổi suy nghĩ của mình.


2.2 Hiệu quả
Họ biết mình muốn gì và họ quyết tâm đạt được nó theo cách của riêng mình. Họ có quan niệm “nhìn việc hơn nhìn người”, họ quan trọng kết quả của một sự việc hơn là ai đã làm ra nó; vì thế, họ cũng là tuýp người “nói ít làm nhiều”. Những người thuộc nhóm này thường rất kén chọn, tin vào đạo đức và khả năng phán đoán chính xác. Những dự định của họ sẽ rất dễ dàng cho bạn thấy mục tiêu và mục đích của toàn bộ dự án.


2.3 Thỏa hiệp
Cuộc sống của họ được gói gọn trong hai chữ “Hợp Tác”. Họ là tuýp người coi trọng những mối quan hệ xung quanh mình. Khi giải quyết bất kì ván đề gì, họ thường đem yếu tố tình cảm vào để giải quyết. Khi cần quyết định một vấn đề gì, họ thường chọn với những gì họ đã biết hơn là những lựa chọn mang tính rủi ro. Một mặt, họ là những người rất thân thiện, hòa đồng và thích giúp đỡ người khác; mặt khác, họ cũng là những người không có chính kiến, quá dễ dàng thỏa hiệp và thường không tìm được hướng đi đột phá.


2.4 Kích động
Họ là những người rất thích tranh luận và dễ dàng đưa vấn đề lên đến đỉnh điểm của sự tranh cãi. Họ lúc nào cũng muốn mình là thủ lĩnh và có những “hậu thuẫn” vững mạnh. Khi nhìn nhận một vấn đề, họ thường nhìn theo hướng “quyền lực” tức là “kẻ nào mạnh thi kẻ đó thắng”. Họ thường không có một hướng đi cụ thể mà dễ dàng chuyển hướng suy nghĩ từ chủ đề này qua chủ đề khách rất nhanh. Về mặt tích cực, họ có thể sẽ tìm ra một hướng đi đột phá; ngược lại, họ dễ dàng làm mọi cuộc tranh luận trở nên căng thẳng.

Dù phân chia giao tiếp thành bốn nhóm cơ bản, nhưng chúng ta nên nhớ rằng giao tiếp luôn luôn xảy ra trong một tình huống nhất định, và tùy tình huống mà cách giap tiếp cũng sẽ thay đổi. Cách giao tiếp còn chịu ảnh hưởng bởi những yếu tố khách quan bên ngoài ví dụ như thời tiết, cảm xúc cá nhân, áp lực công việc…

Bốn nhóm giao tiếp cơ bản trên đây sẽ cung cấp cho các bạn một kiến thức cơ bản vì sao một người nào đó lại giao tiếp một cách nhất định trong hoàn cảnh được đưa ra. Tuy nhiên, trong một xã hội luôn thay đổi không ngừng, tất cả chúng ta đều cần một ít từ mỗi nhóm iao tiếp cơ bản nêu trên.

<Còn tiếp>

thonghandmade, steve, ThieuKyAnh, SAS, storman

takashi_8x
29-10-2011, 03:16 PM
3. Mâu thuẫn (Conflict) là gì?

Theo Putnam và Poole (1987) viết trong cuốn Mâu thuẫn trong những tổ chức (Conflict in Organisations), “mâu thuẫn” xảy ra khi một người hay một nhóm người nào đó nhận ra được có một người hay một nhóm người khác có ý kiến và chủ trương trái lập lại với họ về mục đích làm việc, mục tiêu trong công việc hoặc nhận thức giá trị của một sự việc.

Mâu thuẫn có thể nảy sinh từ nhiều nguồn khác nhau, ví dụ như:
• Cách nhìn nhận sự việc khác nhau
• Mục đích – mục tiêu làm việc khác nhau
• Đố kị - đấu tranh để được sử dụng một “nguồn” (nguồn tài liệu, tài chính, nhân sự, v.v…)nào đó
• Không đồng ý và ganh tị về vai trò của bản thân trong tổ chức
• Không đồng ý với phương thức làm việc mà người khác đưa ra
• Nhận được lời than phiền của khách hang
• Không cảm thấy thoải mái với sự quản lý của cấp trên
• Điều kiện làm việc và chế độ lương hưởng ko thỏa mãn
• Không thích bị thay đổi
• Bản tính cá nhân (Personalities)
• Mâu thuẫn do khác văn hóa (Cross-cultural)


4. Cách giải quyết các mâu thuẫn

Trong đại đa số các trường hợp, để giải quyết mâu thuẫn một cách triệt để, chúng ta nên đối mặt với nó, đối mặt với đối phương và đàm thảo về vấn đề đang xảy ra (tùy mức quan trọng và tính chất của vấn đề mà tìm cách đàm thảo phù hợp), nhận ra được phần trách nhiệm của mình trong mâu thuẫn (vì mâu thuẫn không thể nào chỉ nảy sinh từ một phía), kiên nhẫn thương thuyết với đối phương, và quan trọng chúng ta phải đi thẳng vào vấn đề chứ không tìm cách nói vòng vo.

Ngược lại, lảng tránh vấn đề, trách móc đối phương, tự cho mình là đúng, ép buộc người khác theo ý mình… tất cả những điều này không bao giờ giải quyết được mâu thuẫn mà còn đưa mâu thuẫn đến đỉnh điểm phẫn nộ của cả hai bên.

Thông thường khi nói đến giải quyết mâu thuẫn, người ta thường nhắc đến bốn cách sau:
• Bắt ép – Thống trị (I win – You lose): bằng mọi giá bản thân phải thắng và đối phương thua.
• Phục tùng (I lose – You win): nhận mọi hiệt thòi về mình để đối phương thắng.
• Công bằng (Both win some - lose some): tìm mọi cách giải quyết để cả hai bên cùng có lợi, dĩ nhiên bên nào cũng phải chịu một phần mất mát.
• Cộng tác (I win – You win): cách giải quyết này để hai bên cùng có lợi mà không có thiệt hại.

(Khi viết bài này thì mình đã nói chuyện với một số giáo viên trong trường vì sao không có hướng giải quyết mâu thuẫn là I lose – You lose, cả hai đều thua; thì giáo viên mới nói là khi giải quyết một mâu thuẫn nào đó thì người ta cũng muốn mình thắng, nhưng khi đối phương quá mạnh hoặc chúng ta muốn nhường thì chúng ta phải chịu thua – và tất nhiên đối phương thắng. Sau 30 phút “tranh luận” thì giáo viên có nói “mọi vấn đề đều mang tính tương đối, chúng ta có thể không đồng ý và có những ý kiến khác, nhưng những lý thuyết mà đa số mọi người đều công nhận thì đó mới là lý thuyết áp dụng được trên các văn bản”.)

Một số mẹo được khuyên khi giải quyết mâu thuẫn là:
• Hãy ngừng một lát trước khi nói hoặc hành động
• Hãy tiếp cận để giải quyết mâu thuẫn càng sớm càng tốt
• Hiểu đối phương đang nói gì
• Tìm mọi cách cộng tác để hai bên cùng có lợi
• Nhấn mạnh những hoạt động sau khi giải quyết mâu thuẫn


5. Các tính cách cơ bản của những trong nhóm làm việc

Roseanne Gedye (2010), giáo sư trường đại học Auckland – New Zealand (University of Auckland) liệt kê sáu tính cách cơ bản của những người trong cùng một nhóm làm việc. Chúng ta nên chú ý là SÁU TÍNH CÁCH, và mỗi người trong từng trường hợp sẽ có những tính cách khác nhau.


Con công – thích tỏ vẻ ta đây (show-off)

http://www.khoahoc.com.vn/photos/Image/2008/08/23/22.8%20peacock.jpg
Bản tính mạnh mẽ, thích thể hiện, có tài thuyết phục, có tài khuyến khích, lúc nào cũng tin rằng “mình có thể làm được”, nói nhiều, đôi khi dù người khác không nhờ thì vẫn đưa ra lời khuyên, hay thích làm luôn công việc người khác để chứng tỏ.

Cách đối phó: Hãy cho họ tin họ là “số 1”, lắng nghe họ nói nhưng sau đó có thể lẳng lặng đưa ra những thử thách lớn cho họ, hãy tận dụng những kỹ năng họ có, yêu cầu họ đưa ra những số liệu và dữ liệu chính xác hơn là chung chung.


Con ốc sên – lảng tránh sự việc

http://www.khoahoc.com.vn/photos/Image/2006/03/08/snail_400_ocsen.jpg
Lãng tránh việc đưa ra những quyết định, làm mọi việc một cách chậm rãi để chắc chắn mình không làm sai, chỉ thích là những gì biết chắc là đúng, thích sự hoàn hảo và thích được nổi tiếng.

Cách đối phó: Hãy thảo ra bản tóm tắt công việc – đặt hạn cuối và yêu cầu họ ký tên đồng ý, phải nói chuyện với họ về công việc ngay khi có mâu thuẫn nảy sinh trong công việc, hổ trợ về mặt tinh thần và lời nói động viên. Khi đối phó với Ốc sên, bạn nên nhớ “Thời gian là vàng bạc”


Con rắn độc – “đâm sau lưng chiến sĩ”
http://image.tin247.com/vietnamnet/100410015430-812-317.jpg
Rắn độc luôn cho rằng mình không thể kiểm soát được cuộc sống của mình nên lúc nào còn sống là phải thắng, họ rất sợ thua cuộc, khen và thưởng không có lợi ích gì với họ mà còn làm họ nghi ngờ, họ là những người thích “đâm sau lưng chiến sĩ”.

Cách đối phó: chỉ ra hành động sai trái của họ một cách cởi mở và có thể nói trước đám đông nếu cần thiết, kiên trì và thẳng thắn khi nói chuyện với họ.


Con hổ - mạnh mẽ thật sự

http://a9.vietbao.vn/images/vn902/khoa-hoc/20894580_images1923532_ho_vang.jpg
Tôn trọng sự hợp lý, sẵn sàng chiến đấu mọi lúc mọi nơi, thấy “đúng” mới bắt đầu làm, say mê công việc nhưng thiếu kiên nhẫn với việc khó.

Cách đối phó: khi nói chuyện nên nhìn vào mắt họ (eye-contact) và dùng ngôn ngữ cơ thể, cẩn thận khi nói đùa với họ vì có thể vô tình bạn tạo ra “cuộc chiến”, nên bình tĩnh khi đối diện với họ và đưa ra những cơ sở lập luận hợp lý.


Con gấu Kaola – thân thiện hơn mức cần thiết

http://crawlers.thuysan.net/vnexpress.net/2011/07/11/15171.jpg
Lúc nào cũng “tôi đồng ý”, những mối quan hệ xã hội của họ sẽ chi phối công việc của họ bất cứ lúc nào, sẵn sàng lãng phí thời gian và thích trốn tránh trách nhiệm.

Cách đối phó: đừng quá trang trọng với họ trong giao tiếp vì sẽ làm họ khó chịu, khen họ nhiều hơn và đừng tạo áp lực, hãy cho họ biết bạn trông mong điều gì ở họ, cho họ thấy rằng “trong đời không ai mà không có lỗi, quan trọng là phải biết đối diện và giải quyết”.


Con chồn hôi – ghét bị phê bình

http://2.bp.blogspot.com/-1TQIP1cymGY/TiQdjt77MgI/AAAAAAAAAaA/fl6OyO3xxRs/s1600/skunk.jpg
Họ thụ động và ghét phải thay đổi những thói quen thường ngày của họ, không bao giờ hối tiếc về quá khứ, họ coi trọng sự mất mát và sự bất mãn – theo hướng tiêu cực, lường trước hậu quả tiêu cực và hướng giải quyết, họ lúc nào cũng muốn lôi kéo nhiều đồng minh.

Cách đối phó: hãy tự thay đổi bản thân để phù hợp với họ - vì bắt họ thay đổi là bạn sẽ gánh nhiều phiền phức, phải kiểm soát sự ảnh hưởng tiêu cực của họ đến tổ chức, phải quyết đoán khi làm việc với họ, chỉ cho họ thấy sự thành công và yêu cầu họ đưa ra “hướng đi đến thành công”.

Các bạn nên nhớ, tùy tình huống và tùy tính tinh của đối phương mà tìm cách giải quyết hợp lý để đạt hiệu quả cao trong công việc nhé! Một điều nữa các bạn nên nhớ, Bill Cosby có nói một câu “Tôi không biết chìa khóa của cánh cửa thành công, nhưng chìa khóa của cánh cửa thất bại là cố gắng làm hài lòng tất cả mọi người”. Chúc các bạn luôn vui!


storman, @Air, Bendy, Duy.Inew, Invincible Prime, Su Min, thonghandmade, ghy

ghy
30-10-2011, 08:34 AM
takashi_8x : Cách phân biệt như thế này cũng hay, nó cho người ta thấy họ thuộc phần nào, đang thiên về hướng nào, và thật ra thì bất kỳ ai cũng có khả năng sở hữu cả 4 dạng giao tiếp trên. Việc xác định dùng dạng giao tiếp nào, trong trường hợp nào cần khá nhiều thời gian và độ "chín" của bản thân để có thể áp dụng nó vào trong thực tế được.

;-)

Duy.Inew
31-10-2011, 10:46 AM
mình thuộc túyp : thỏa hiệp r. Haizzz! cảm ơn tác giả nha :X:X

Su Min
31-10-2011, 04:50 PM
Bài này rất rất bổ luôn .... Cám ơn bạn nhiều nha ...

prince_772010
03-11-2011, 04:05 PM
thanks nha... bài viết rất hay
mình là dân ngành Du lịch... kỹ năng Giao tiếp đc đặt hàng đầu ^^